Wissensteilung gezielt beeinflussen – gewusst wie!
Auffällig ist, dass die persönlichen und organisationalen Einflussfaktoren den größten Anteil der Wissensteilung ausmachen und von den befragten KMU in Bezug auf Chancen bzw. Hürden am häufigsten genannt wurden. So kann man im Grunde drei Dimensionen festhalten: Organisation, Mensch und Technik (s. Grafik).
Eindeutige Chancen stellen die Kompetenzerweiterungsmaßen und Weiterbildung dar. Die Veranstaltung von Workshops, sowie Schulungen stellen alternative Maßnahmen zur Wissensteilung dar, indem sich Mitarbeiter in diesem Rahmen weiterbilden, insbesondere wenn sie nicht am Projekt beteiligt waren. Generelle Kompetenzentwicklung im Bereich des Wissensmanagements fördert die Wissensteilung enorm, denn ein adäquater Umgang mit dem Wissen wirkt wie auf einen selbst, so auch auf die Mitmenschen sehr motivierend.
Die größte Chance liegt allerdings in keiner Methode oder Technik. Es ist zugleich der einfachste und der komplexeste Aspekt des menschlichen Daseins: das Vertrauen. Eine offene Kommunikation und ein vertrauensvolles Verhältnis zu Vorgesetzten und Kollegen ist sehr förderlich. Der Mangel an Vertrauen in Menschen, die das Wissen missbrauchen könnten oder das mangelnde Vertrauen in die Genauigkeit und Glaubwürdigkeit des Wissens, hemmen die Mitarbeiter hingegen.
Die Kommunikationsfähigkeit hängt damit eng zusammen. Dazu gehört auch Probleme und Fehler kommunizieren zu können. In manchen Unternehmen kann die Kommunikation aufgrund von zeitlichen und räumlichen Distanzen nur computervermittelt und nicht persönlich (Face-to-Face) ablaufen. Umso wichtiger ist es in diesem Zusammenhang, an seinen Kommunikationsformen zu arbeiten.
Was die persönliche Komponente betrifft, so hängt in allen Fällen die Beteiligung an der Wissensteilung stark von der persönlichen Motivation ab. Gezielt eingesetzte Anreizsysteme tragen zum Erfolg des Projekts bei, indem sie die Beteiligten motivieren, Wissen zu entwickeln und zu teilen. Allerdings ist die starke Konzentration auf materielle Aspekte oder Boni nicht immer erfolgsversprechend.
Was Sie dennoch an der Wissensteilung hindert.
Zeitmangel ist der größte Feind in Ihrem Vorhaben. Wissensteilung läuft meist nebenbei ab und muss zusätzlich zum Tagesgeschäft und der gegenwärtigen Projekte bewältigt werden. Es ist eindeutig der häufigste Grund für nicht erfolgte Wissensteilung.
Den Mitarbeitern ist u.a. nicht immer der Nutzen und Sinn der Tools zur Wissensteilung deutlich. Deshalb mangelt es ihnen oft an der Bereitschaft den Umgang mit diesen eigenverantwortlich zu lernen. Damit gehen auch die Zweifel an der eigenen Kompetenz einher. Fehlen einem gewisse Fähigkeiten oder Kenntnisse, kann die Kommunikation unglücklich verlaufen und infolgedessen bestimmte Informationen unbewusst verschwiegen werden. Zweifeln die Mitarbeiter an eigenen Kompetenzen, kann es dazu führen, dass sie ihr Wissen nicht als solches erkennen oder als nicht wichtig erachten und vor anderen verbergen. Dazu zählen vor allem geringe Sprachkenntnisse, die die Kommunikation erschweren und verstärkt bei internationalen Kooperationen oder Mitarbeitern anderer Herkunft auftreten.
Angesichts des demographischen Wandels fragen sich viele Unternehmen, wie sie das Wissen fluktuierender Mitarbeiter bewahren sollen. Das Ziel der Wissensbewahrung ist es, das Wissen eines ausscheidenden Mitarbeiters so zu sichern, dass Mitarbeiter, insbesondere die Nachfolger, bestmöglich darauf zugreifen und dieses effektiv auch nutzen können. Langjährige Mitarbeiter sind Experten in der Bewältigung ihrer Arbeitsaufgaben und hinterlassen beim Austritt aus dem Unternehmen eine große Wissenslücke.
Jede nicht genutzte Chance gleich eine Hürde?
Sollten Sie daher nicht auch jede Chance nutzen? Eine anfängliche Bestandsaufnahme ist das Fundament des Wissensmanagements: nur Sie wissen, was für Ihr Unternehmen sinnvoll und was redundant erscheint. Die zentralen Ergebnisse der Studie legen nahe, dass technische Anwendungen zwar die Wissensbewahrung, wie den Teilungsprozess unterstützen und unabdinglich sind, jedoch nicht im Vordergrund dessen stehen. Die wichtigsten Aspekte sind vor allem sozialer Natur: Vertrauen ist die Basis einer jeden Kommunikation, die immer von persönlichen Eigenschaften der Mitarbeiter abhängt. Doch die Organisation hat auch hier einen starken Einfluss, weswegen diese vor allem die eigene Unternehmenskultur nicht außer Acht lassen sollte. Demnach steht jedes Unternehmen je nach Zielsetzung und jeweiliger Rahmenbedingungen vor unterschiedlichen Herausforderungen. Die Wissensteilung sollte daher ganzheitlich betrachtet und strategisch in die Unternehmensprozesse eingebettet werden.